Im September 2016 fand im Hallenstadion Zürich der ONE EY DAY mit rund 2‘100 Mitarbeitenden von Ernst & Young (EY) Schweiz statt. Für die Übernahme des kompletten Bereichs Eventpersonal sowie eine professionelle Umsetzung des Mitarbeiteranlasses holte sich EY Schweiz USP als starken Partner an Bord.
Dafür bestimmte USP in Abstimmung mit dem Kunden die verschiedenen Aufgabenbereiche, definierte die Personalprofile und erstellte die Personalplanung. Insgesamt standen 122 erfahrene und geschulte Hostessen und Hosts im Einsatz, die alle sorgfältig mittels eigens dafür organisierten Castings selektioniert wurden. Zusätzlich wurde ein einheitlicher Dresscode für den Event entwickelt, der die Marke EY perfekt repräsentierte. USP definierte darüber hinaus einen entsprechenden Style Guide für den Anlass.
Innerhalb und ausserhalb des Hallenstadions gehörten Aufgaben wie die Einweisung vor dem Gebäude, Ein- und Auslass der Gäste inkl. Eingangskontrolle mit Badge-System, die Betreuung des VIP-Einganges, die Abgabe von Nametags, die Führung des Infodesks, die Einhaltung des Event-Zeitplanes durch höfliches Leiten der Event-Teilnehmer in die richtigen Hallenbereiche, die Wegweisung während des ganzen Events sowie die Verteilung von Wasserflaschen, Übersetzungs- und Handy-Ladegeräten, dazu. Vier Teamleader wurden am Tag zuvor umfassend für den Event geschult und mittels Verhaltens- und Kommunikationstraining auf ihre Führungsrolle am Anlass vorbereitet. Sämtliches Personal wurde zudem zuvor mit schriftlichen Schulungsunterlagen für ihren Bereich fit gemacht und am Event kurz vor dem Einsatz zusätzlich mündlich gebrieft.
Am Anlass stellte ein vierköpfiges Projektteam von USP einen reibungslosen Ablauf des Personaleinsatzes sicher und führte die über 100 Mitarbeitenden direkt vor Ort. Im engen Austausch mit den Verantwortlichen von EY konnte so während des Events auch kurzfristig auf Änderungen in der Einsatzplanung reagiert und die Gäste professionell und dezent durch den Anlass geführt werden.
Briefing
Full Service Partner für Eventpersonal
Lösung
Optimal definierter Personalsetup für sämtliche Bereiche des Events, komplexe Einsatzplanung zur Sicherstellung des Betriebs während Stosszeiten und eine umfassende Betreuung durch das USP-Projektteam vor und während des Events über die direkte Führung des Eventpersonals on-Event vor Ort durch USP.
Resultat
1 Event, 120 Hostessen & Hosts, 800 Einsatzstunden, 100% zufriedene Gäste